Die Remote-Work-Technologie der Bundesbehörden kommt anderen Einsatzbereichen zugute

Als im März 2020 die Homeoffice-Verordnung erlassen wurde, war Telearbeit im Bundesbereich kein neues Konzept; Selbst Agenturen, deren Mission es erforderte, dass Mitarbeiter vor Ort blieben, erlaubten einige Arbeiten aus der Ferne.

Als klar wurde, dass der Remote-/Vor-Ort-Mix dauerhaft werden würde, fanden diese Agenturen jedoch schnell heraus, wie sie diese hybride Umgebung erfolgreich machen konnten.

Unter ihnen war das Government Publishing Office , ein Produktionsbetrieb, der etwa zwei Drittel seiner 1.600 Mitarbeiter in seinen Einrichtungen benötigt, um Veröffentlichungen wie das Federal Register und das Congressional Record zu drucken und zu versenden, wichtige tägliche Dokumente, die neue Regeln aufzeichnen und Vorschriften und Kongressmaßnahmen.

„Handwerker machen einen erheblichen Teil unserer Belegschaft aus; Sie haben nicht einmal E-Mail-Konten. Sie brauchen den Computer nicht, um sich anzumelden und ihre Zeitkarten zu erstellen“, sagt GPO-Direktor Hugh Halpern. „Sie sind Presseleute, Buchbinder, Lagerarbeiter – es ist wirklich alles dabei.“

Die restlichen Mitarbeiter arbeiteten über eine VPN-Verbindung mit Laptops. Dies führte zu einer gesteigerten Produktivität, sagt Halpern; Darüber hinaus stieg die Zahl der Bundesbehörden, die GPO-Dienste bezahlen, um 11 Prozent.

GPO erwägt nun, einige Mitarbeiter auf unbestimmte Zeit aus der Ferne arbeiten zu lassen, was es der Agentur ermöglichen könnte, auf einen erweiterten Talentpool zurückzugreifen und hochqualifizierte, begehrte Mitarbeiter einzustellen, die weit entfernt vom Standort von GPO leben.

„Es öffnet den Rekrutierungsbereich landesweit, sodass wir einige GPO-Teamkollegen haben können, die vollständig remote arbeiten“, sagt Halpern. „Ein Teil dieser Berechnung besteht darin, wirklich sicherzustellen, dass diese Leute die Möglichkeit haben, online zu gehen. Im Großen und Ganzen haben wir gesehen, dass das bisher ziemlich erfolgreich war.“

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Telearbeit bei Bundesbehörden inmitten der Pandemie sprunghaft angestiegen

Telearbeit wurde während der Pandemie zur Norm, wobei nur 17 Prozent der 2,2 Millionen Bundesangestellten Vollzeit physisch an den Arbeitsplätzen ihrer Behörden waren, so die Umfrage des Amtes für Personalmanagement 2020 zum Bundesbedienstetenstandpunkt .

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Etwa 45 Prozent aller Bundesangestellten – nicht nur die als für Telearbeit qualifizierten – haben irgendwann im Geschäftsjahr 2020 aus der Ferne gearbeitet, eine Steigerung von 23 Prozent, laut OPMs „ Status of Telework in the Federal Government Report to Congress: Fiscal Year 2020“.

„Wir alle haben die zugrunde liegenden Technologien, um Vollzeit-Telearbeit für alle möglich zu machen“, sagt Jonathan Alboum, leitender Digitalstratege für die Bundesregierung bei ServiceNow . „Die Leute konnten die Hardware kaufen, sie konnten die Software kaufen und sie in relativ kurzer Zeit implementieren.

„Aber der andere Teil ist die Kultur und die Praktiken rund um die Arbeitsweise von Agenturen – und diese Dinge waren weniger entwickelt und änderten sich weniger schnell.“

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Cloudbasierte Tools ermöglichen nahtlose Telearbeit für Feds

Obwohl sich Bundesbehörden in der Vergangenheit auf kundenspezifisch entwickelte Systeme verlassen haben, setzen einige laut Alboum digitale End-to-End-Plattformen ein. Diese bieten aufgrund der FedRAMP-Zertifizierung Sicherheit und sind hinsichtlich Umfang, Sicherheit und Geschwindigkeit hilfreich, um neue Anforderungen zu entwickeln und umzusetzen.

Während einige dieser neuen Plattformen speziell für eine Agentur entwickelt wurden, wandten sich andere kommerziellen Upgrades zu, um eine bessere Sicherheit und mehr Geschwindigkeit zu erreichen.

Hugh Halpern, Direktor, Regierungsverlagsamt

Viele Mitarbeiter werden zu 100 Prozent Telearbeit leisten, und wir freuen uns sehr darauf, die Vorteile zu nutzen.“

Hugh Halpern Direktor, Regierungsverlagsamt

„Vor der Pandemie und sogar während des ersten Teils haben wir Skype immer noch für Videokonferenzen verwendet“, sagt Jerry Golley, CIO der Farm Credit Administration . „Wir konnten unsere Upgrades tatsächlich vor etwa einem Jahr beschleunigen, um Microsoft Teams zu verwenden , und das brachte den Leuten eine ganze Menge verbesserter Produktivität.“

Darüber hinaus rüstete FCA alle seine Laptops auf Lenovo ThinkPads mit Windows 10 auf . „Zu Beginn der Pandemie hatten wir zwei verschiedene Laptop-Modelle“, sagt Golley. „Mitten in der Pandemie haben wir eine technische Auffrischung durchgeführt. Wir haben alle Laptops durch brandneue Laptops ersetzt, ein einziges Modell.“

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Eine weitere Möglichkeit, wie Agenturen die Widerstandsfähigkeit von Missionen erhöhen, indem sie Verzögerungen aufgrund von Krankheit und anderen Humankapitalfaktoren eliminieren, sagt Alboum: digitalisierte, automatisierte Workflows, die per E-Mail empfangene Daten abrufen und verarbeiten oder die eine Plattform mit künstlicher Intelligenz und maschinellen Lernfunktionen verwenden, um eine zu erstellen Ticket, das ein Mitarbeiter manuell erledigt hätte.

„Deshalb sind Low-Code-Plattformen heute eine sehr beliebte Technologie“, sagt er. „Sie ermöglichen die Demokratisierung der Anwendungsentwicklung. Ich lege die Tools in die Hände von Programmmanagern, Analysten und anderen, um Systeme und Anwendungen zu entwickeln.“

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Agenturen wenden sich bewährten Lösungen zu, um die Telearbeit zu erleichtern 

Zu Beginn der Pandemie erhöhte FCA seine Bandbreite und verdoppelte die GlobalProtect VPN -Sicherheits-Client-Lizenzen von Palo Alto Networks , um mehr Mitarbeitern eine VPN-Verbindung zu ermöglichen.

Die Agentur digitalisierte auch papierbasierte Routing-Prozesse. Laut Golley hat dies die Arbeit rationalisiert und für eine bessere Sichtbarkeit gesorgt.

„Eines der Dinge, die Sie tun können, wenn es digitalisiert ist, ist zu sagen, wo es sich in der Route befindet, und die Route mittendrin anzupassen“, sagt Golley. „Es ermöglicht den Menschen, Inhalte nicht nur zu sehen, sondern sie per Unterschrift oder Genehmigung durch eine Autorität zu genehmigen oder Kommentare oder Änderungen an einem Dokument vorzunehmen.“

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Der Prozentsatz der Bundesbediensteten, die angaben, dass ihre Behörde ihr Wohlbefinden unterstützte, indem sie während der Pandemie erweiterte Telearbeit anbot

Quelle: Amt für Personalmanagement, „Beschäftigtenbefragung Bund 2020 Regierungsweiter Lagebericht“, 26.04.2021

Die Bemühungen von FCA, die Arbeitsbedürfnisse der Mitarbeiter zu erleichtern, haben sich ausgezahlt. Im Ranking „Best Places to Work in the Federal Government“ 2020  , das von der Partnership for Public Service und der Boston Consulting Group erstellt wurde, erhielt FCA die höchste Punktzahl in der Kategorie „COVID Overall“ über alle Agenturen hinweg, unabhängig von ihrer Größe. Diese Punktzahl misst das Ausmaß, in dem die Mitarbeiter das Gefühl hatten, dass ihre Organisation die Ressourcen für die Erledigung ihrer Arbeit während der Pandemie bereitstellte.

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Bundesbehörden begrüßen eine Welt mit mehr Telearbeit

COVID-19-Varianten haben die Pläne vieler Agenturen verzögert, Mitarbeiter massenhaft wieder ins Büro zu bringen. Ein Juni-Memo von OPM, dem Office of Management and Budget und der General Services Administration schlug jedoch vor, dass Vorkehrungen „eine ausgewogene Mischung aus Arbeiten außerhalb und vor Ort“ oder „Telearbeit die meiste Zeit oder fast ganztägig“ umfassen könnten.

Mit der zugrunde liegenden Technologie, die es Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeit im Grunde zu erledigen, können Behörden ihren Fokus zunehmend auf die Entwicklung formellerer Richtlinien und Ansätze dafür richten, wie Vollzeit-Telearbeit und die Unterstützung geografisch verteilter Teams funktionieren werden.

„Du wirst Abwechslung haben. Es ist keine Einheitsregierung“, sagt Alboum. „Aber sie müssen über die Rückkehr an den Arbeitsplatz als Ausgangspunkt für die Zukunft der Arbeit nachdenken – es geht mehr darum, wie die Mission in einer hybriden Umgebung erledigt wird, entweder mit unterschiedlichen Technologien oder unterschiedlichen Arten der Kundenbetreuung.“

Für einige, wie GPO, bedeutet der Erfolg ihrer Telearbeitsbemühungen in den letzten zwei Jahren, dass eine flexible Struktur zur Norm werden könnte.

„Als wir aus der Pandemie herauskamen, sagten wir: ‚Dies ist einer der Aspekte, die wir auf Notfallbasis implementiert haben und der wirklich, wirklich funktioniert’“, sagt Halpern. „Wir wollen es als eine dauerhaftere Arbeitsweise bei GPO einführen.

„Viele Mitarbeiter werden zu 100 Prozent Telearbeit leisten, und wir freuen uns sehr darauf, die Vorteile zu ernten. Es ist eine Win-Win-Situation für die Agentur, unsere Teamkollegen und die Kunden.“

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Illustration von John B. Hansen